Kerkelijk Bureau

Het Kerkelijk Bureau is eigenlijk, simpel gezegd, de ledenadministratie. Dat betekent dat hier gegevens worden bijgehouden van iedereen die als lid van de Protestantse Gemeente Meeden is ingeschreven.

Welke gegevens zijn dat?

Allereerst naam, adres en woonplaats. Maar ook  geboortedatum en -plaats. Verder zijn er gegevens omtrent doopdatum, eventueel belijdenisdatum en huwelijksdatum, etc. vastgelegd.

Om goed inzicht in de gezinssamenstelling te krijgen wordt per gezin bijgehouden op wiens naam het familieadres staat. Ook wordt bijvoorbeeld bijgehouden welk adres maandelijks Rondom moet ontvangen.

Hoe wordt dit bijgehouden?

Bij ons gebeurt dat op twee manieren. Er is een computerbestand waarin alle gegevens zijn opgeslagen en van waaruit vragen van bijvoorbeeld de pastoraatsgroep of de kerkenraad worden beantwoord. Daarnaast is de Protestantse Gemeente Meeden aangesloten bij de landelijke ledenadministratie van de PKN, het zgn. LRP.

Hoe komen wijzigingen tot stand?

Wijzigingen komen van de leden zelf !  Mensen moeten verhuizingen, huwelijken, uitschrijvingen e.d. zelf doorgeven. Om het gemakkelijk te maken staan op de website van de Protestantse Gemeente Meeden formulieren die men eenvoudig kan invullen om wijzigingen door te geven. En natuurlijk kan een formulier altijd worden opgevraagd bij het kerkelijk bureau of de scriba.

Ook via het LRP worden wijzigingen vastgelegd. Wijzigingen die via de Gemeentelijke Basisadministratie in de landelijke ledenadministratie worden vastgelegd kunnen dan als bevestiging worden gezien van de door de leden zelf doorgegeven mutaties. Dit gebeurt echter alleen als in de Gemeentelijke Basisadministratie is aangegeven dat u hiervoor toestemming hebt gegeven! In dat geval vindt er dus een wisselwerking plaats met onze eigen gegevens.

Wat is de landelijke administratie?

In de kerkorde is vastgelegd dat alle leden van de PKN landelijk in een bestand moeten worden bijgehouden. De naam van de landelijke administratie is: LRP (Leden Registratie Protestantse Kerk). Hierin worden de persoonsgegevens van alle leden bijgehouden aan de hand van de Gemeentelijke Basisadministratie van de burgerlijke gemeente ( bij ons dus de gemeente Menterwolde ). Tenminste wanneer daarin is aangegeven dat u daar toestemming voor geeft. Ook worden de gegevens van de 'pastorale eenheid' (lees het gezin) vastgelegd. In onze gemeente wordt (nog) geen gebruik gemaakt van de talloze extra mogelijkheden die dit systeem nog biedt op het gebied van bv. Pastoraat en Financiën.

Wordt een geboorte ook doorgegeven?

Nee ! Alle wijzigingen, inschrijvingen en aanvullingen moeten worden doorgegeven willen we de ledenadministratie van de Protestantse Gemeente Meeden op orde houden. Maar zeker geboorten, want deze komen niet via de Gemeentelijke Basisadministratie in het LRP binnen.

Hoe zit het met attestaties?

Iedereen kan zijn of haar gegevens opvragen bij het kerkelijk bureau. U krijgt dan een overzicht van de in de ledenadministratie vastgelegde data. Die kan men controleren, aanvullen en/of wijzigen. Op basis van deze gegevens kan ook een attestatie worden opgemaakt, die men mee kan nemen naar de nieuwe woonplaats en kerk. Ook via een melding via het LRP wordt de nieuwe gemeente geïnformeerd over de verhuizing.

Kan ik ergens anders lid zijn?

Stel dat men inderdaad naar een andere gemeente gaat verhuizen en toch met de Protestantse Gemeente Meeden wil  blijven meeleven. Kan dat? Gelukkig wel!  Maar geef dit door vóór u verhuisd ! Geef uw nieuwe adres op tijd door aan het kerkelijk bureau om dit te regelen. Achteraf kan dit via een omweg ook wel: door het opstellen van een formulier kan aangegeven worden dat men bij de PG Meeden blijft horen. Dit formulier kan ook gedownload worden van de site. Deze 'correctie' moet dan door uw nieuwe gemeente worden uitgevoerd.

Ruud Ugen